KENDARI – Program Studi Kearsipan Universitas Muhammadiyah Kendari mencatat prestasi signifikan melalui penelitian inovatif yang mengintegrasikan teknologi kecerdasan buatan (artificial intelligence) dalam proses digitalisasi arsip dokumen bersejarah. Penelitian yang melibatkan kolaborasi intensif antara dosen pembimbing dan mahasiswa ini diluncurkan secara resmi pada Rabu, 03 April 2026, di ruang seminar Gedung Rektorat Unismuh Kendari.
Inisiatif yang diberi nama “Sistem Digitalisasi Arsip Cerdas Nusantara” (SACN) ini dirancang khusus untuk mengoptimalkan pengelolaan dan preservasi dokumen-dokumen bersejarah yang tersebar di berbagai lembaga, perpustakaan, dan kantor pemerintah di wilayah Sulawesi Tenggara. Dengan memanfaatkan teknologi machine learning dan optical character recognition (OCR), sistem ini mampu mengonversi dokumen fisik menjadi data digital berkualitas tinggi dengan tingkat akurasi mencapai 96 persen.
“Kami memahami bahwa Sulawesi Tenggara memiliki warisan arsip yang sangat kaya, mulai dari dokumen kolonial, naskah tradisional, hingga catatan administrasi negara yang bernilai historis luar biasa. Namun, kerentanan dokumen-dokumen tersebut terhadap kerusakan fisik, serangan jamur, dan degradasi kertas menjadi ancaman nyata bagi kelestarian sejarah kita,” ungkap Dr. Hariyanto, M.S., Ketua Program Studi Kearsipan Unismuh Kendari, dalam acara peluncuran penelitian tersebut.
Latar Belakang dan Motivasi Penelitian
Penelitian yang berlangsung selama 18 bulan ini bermula dari observasi mendalam terhadap kondisi pengelolaan arsip di Sulawesi Tenggara. Tim peneliti, yang dipimpin oleh Dr. Hariyanto bersama dengan dosen-dosen senior Drs. Sukamto, M.A., dan Dr. Siti Nurhaliza, M.Hum., menemukan bahwa mayoritas lembaga pemerintah dan komunitas lokal masih mengandalkan sistem arsip konvensional yang minim teknologi.
“Permasalahan utamanya adalah keterbatasan sumber daya manusia dan pembiayaan untuk melakukan digitalisasi. Banyak arsip bernilai sejarah yang tersimpan tanpa pengetahuan inventarisasi yang jelas. Bahkan, beberapa dokumen penting sudah hilang atau tidak dapat diakses oleh peneliti dan generasi muda,” jelas Dr. Sukamto ketika ditemui di kantor Program Studi Kearsipan, Rabu lalu.
Kondisi tersebut mendorong Program Studi Kearsipan untuk mengembangkan solusi inovatif yang dapat diakses dan terjangkau. Universitas Muhammadiyah Kendari kemudian mengalokasikan dana penelitian khusus melalui Direktorat Riset dan Pengabdian Masyarakat, didukung pula oleh hibah dari Dinas Arsip dan Perpustakaan Provinsi Sulawesi Tenggara.
Fitur-Fitur Unggulan Sistem SACN
Sistem Digitalisasi Arsip Cerdas Nusantara yang telah dikembangkan menampilkan beberapa fitur inovatif yang membedakannya dari platform digitalisasi konvensional. Pertama, algoritma pengenalan teks otomatis (OCR) yang dilatih khusus untuk mengenali berbagai jenis tulisan tangan, mesin ketik, dan cetak dari berbagai periode historis.
“Teknologi OCR standar seringkali gagal membaca naskah tangan klasik atau dokumen yang tercemar. Kami melatih sistem kami menggunakan ribuan sampel dokumen lokal sehingga akurasi pengenalan mencapai tingkat yang sangat memuaskan,” terang Mirna Kusuma Dewi, mahasiswa semester akhir Program Studi Kearsipan yang menjadi peneliti utama di bidang pengembangan algoritma.
Fitur kedua adalah modul metadata otomatis yang dapat mengidentifikasi dan menetapkan informasi katalog dokumen secara mandiri, termasuk tanggal, pengarang, jenis dokumen, dan kata kunci relevan. Hal ini secara signifikan mengurangi beban kerja manual arkivis dalam proses deskripsi dokumen.
Fitur ketiga adalah dashboard analitik yang memungkinkan pengguna melakukan penelusuran mendalam terhadap koleksi arsip digital. Platform ini dilengkapi dengan kemampuan pencarian semantik, sehingga pengguna tidak hanya dapat mencari berdasarkan kata kunci, melainkan juga berdasarkan konteks dan makna dokumen.
“Seorang peneliti yang ingin mempelajari sejarah perdagangan rempah di Kendari tidak perlu hanya mencari dokumen bertitle ‘perdagangan rempah’. Sistem kami dapat menemukan dokumen yang membicarakan topik sejenis meski menggunakan terminologi berbeda,” jelas Fajar Ramadhan, S.Kom., anggota tim peneliti dari Laboratorium Informatika Kearsipan Unismuh Kendari.
Kolaborasi Mahasiswa dan Dosen dalam Proses Penelitian
Keunikan penelitian ini terletak pada melibatkan mahasiswa secara aktif dalam setiap tahap pengembangan sistem. Program Studi Kearsipan yang memiliki sekitar 150 mahasiswa aktif di semua jenjang ini menjadikan penelitian SACN sebagai bagian integral dari pembelajaran berbasis proyek.
Lima belas mahasiswa dari berbagai angkatan terlibat langsung dalam penelitian, mulai dari pengumpulan data, preparasi dokumen untuk digitalisasi, pelatihan algoritma, hingga penguji antarmuka sistem. Mereka bekerja di bawah bimbingan tidak hanya dosen Program Studi Kearsipan, tetapi juga melibatkan akademisi dari Program Studi Sistem Informasi dan Program Studi Administrasi Publik Unismuh Kendari.
“Pengalaman ini memberikan mahasiswa kami kesempatan emas untuk mengaplikasikan teori kearsipan dalam konteks teknologi modern. Mereka belajar tidak hanya tentang preservasi arsip, tetapi juga tentang project management, coding, dan research methodology,” kata Dr. Siti Nurhaliza, menambahkan bahwa pembelajaran lintas disiplin ini sejalan dengan visi Universitas Muhammadiyah Kendari untuk menghasilkan lulusan yang kompetitif dan relevan dengan industri.
Salah satu mahasiswa yang terlibat, Andi Pratama dari semester tujuh, berbagi pengalamannya: “Awalnya saya hanya tahu teori arsip dari buku dan kuliah. Melalui penelitian ini, saya memahami bahwa keahlian kearsipan modern harus berpadu dengan literasi digital. Saya sekarang tertarik untuk melanjutkan studi pascasarjana dengan fokus pada digital humanities dan heritage preservation.”
Hasil Uji Coba dan Validasi
Fase uji coba sistem telah dimulai sejak Januari 2026 dengan melibatkan tiga institusi mitra: Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Sulawesi Tenggara, Balai Pelestarian Nilai Budaya Sulawesi Tenggara, dan Perpustakaan Umum Kota Kendari. Dalam tiga bulan pertama, sistem berhasil mendigitalisasi dan mengkatalogisasi lebih dari 5.000 dokumen dengan tingkat kepuasan pengguna mencapai 94 persen.
“Kami menemukan bahwa sistem ini sangat efisien dalam menangani dokumen-dokumen berusia puluhan tahun yang kondisinya cukup rapuh. Proses yang biasanya memakan waktu berbulan-bulan kini dapat diselesaikan dalam hitungan minggu tanpa mengorbankan kualitas hasil,” ungkap Drs. Muhammad Nur, kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Provinsi Sulawesi Tenggara.
Satu temuan menarik dari fase uji coba adalah kemampuan sistem dalam mengidentifikasi dokumen duplikat dan dokumen dengan kesamaan tinggi dalam koleksi arsip. Hal ini membantu lembaga-lembaga penyimpan arsip untuk lebih efisien dalam pengelolaan ruang penyimpanan dan penghindaran redundansi data.
Dampak dan Rencana Implementasi Jangka Panjang
Keberhasilan penelitian SACN diharapkan membawa dampak transformatif bagi ekosistem kearsipan di Sulawesi Tenggara. Dalam jangka pendek, sistem ini akan difasilitasi kepada semua lembaga pemerintah, perpustakaan, dan museum di tingkat provinsi dan kabupaten. Dalam jangka menengah, Unismuh Kendari berencana untuk memperluas jaringan implementasi ke seluruh wilayah Indonesia Timur.
“Kami mengajukan proposal kepada Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan untuk mendapatkan dukungan dalam scaling-up sistem ini. Jika disetujui, diharapkan pada tahun 2027 sistem SACN dapat diimplementasikan di minimal 50 lembaga kearsipan di seluruh Indonesia,” tutur Rektor Unismuh Kendari, Prof. Dr. Ir. Bambang Suryanto, M.T., dalam sambutan resminya.
Selain manfaat preservasi, sistem ini juga diproyeksikan memberikan dampak ekonomi melalui penciptaan lapangan kerja baru di bidang digitalisasi arsip dan manajemen data heritage. Program Studi Kearsipan berkomitmen untuk menyiapkan 200 lulusan terlatih dalam teknologi ini dalam lima tahun ke depan melalui pelatihan dan sertifikasi khusus.
Tantangan dan Solusi yang Dihadapi
Meskipun menunjukkan hasil positif, penelitian ini tidak lepas dari berbagai tantangan teknis dan non-teknis. Salah satunya adalah keragaman format dokumen arsip yang sangat tinggi, mulai dari kertas berkualitas tinggi hingga kertas bermutu rendah, tinta biasa hingga tinta khusus, tulisan latin hingga aksara lokal.
“Kami mengatasi tantangan tersebut dengan melakukan training data yang sangat komprehensif. Tim kami mengumpulkan sampel dokumen dari berbagai era dan kondisi, kemudian menggunakan augmentasi data untuk memperluas dataset training,” jelas Dr. Hariyanto.
Tantangan lainnya adalah isu keamanan data dan privasi. Mengingat beberapa arsip mengandung informasi sensitif, tim peneliti mengimplementasikan protokol keamanan berlapis termasuk enkripsi end-to-end, kontrol akses berbasis peran (role-based access control), dan audit trail lengkap.
“Kami memastikan bahwa setiap dokumen digital dapat dilacak aksesnya, siapa yang mengaksesnya, dan untuk keperluan apa. Hal ini sangat penting untuk menjaga integritas arsip dan kepatuhan terhadap regulasi pemerintah,” papar Dr. Sukamto.
Rencana Pengembangan Lebih Lanjut
Dalam fase berikutnya, tim peneliti merencanakan integrasi sistem SACN dengan platform blockchain untuk memastikan keaslian dan tamper-proof dari dokumen digital. Selain itu, juga akan dikembangkan modul machine translation untuk memfasilitasi akses terhadap dokumen multilingual yang sering ditemukan dalam arsip colonial.
Program Studi Kearsipan juga sedang mengembangkan kurikulum baru yang mencerminkan kebutuhan industri modern akan arkivis yang tech-savvy. “Kami ingin memastikan bahwa lulusan kami tidak hanya memahami prinsip-prinsip kearsipan klasik, tetapi juga menguasai teknologi terkini dan dapat beradaptasi dengan perkembangan masa depan,” ungkap Dr. Siti Nurhaliza.
Penutup
Penelitian inovatif “Sistem Digitalisasi Arsip Cerdas Nusantara” yang dihasilkan oleh kolaborasi sinergis antara dosen dan mahasiswa Program Studi Kearsipan Universitas Muhammadiyah Kendari menunjukkan komitmen institusi terhadap inovasi berkelanjutan dan relevansi akademik. Dengan menggabungkan keahlian tradisional kearsipan dengan teknologi cutting-edge, penelitian ini membuka jalan baru bagi preservasi warisan budaya Indonesia di era digital.
Keberhasilan proyek ini juga membuktikan bahwa universitas daerah seperti Unismuh Kendari memiliki kapasitas untuk menghasilkan inovasi yang tidak hanya relevan secara lokal tetapi juga berdampak nasional. Diharapkan, penelitian ini menjadi inspirasi bagi institusi akademik lainnya untuk terus berinovasi dan berkontribusi nyata dalam pemecahan masalah sosial dan preservasi budaya.
Dengan terus berkembang dan menjalani fase implementasi yang lebih luas, sistem SACN siap membawa revolusi dalam cara kita mengelola, melestarikan, dan mengakses warisan arsip bangsa untuk generasi-generasi mendatang.
